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令和だというのに、相変わらず存在する電話対応。メールや専用チャットでええやん！？
となりませんか？
この記事を最後まで読めば、どうすれば電話対応に対して前向きに取り組めるか、
方法が理解できます。
わたしも電話対応だ〜〜〜〜〜〜〜いっ嫌い！！
意味ないもん！！
だから、事務系の仕事が全くできません。
今回は、そんな体験談も載せていますので、ぜひ最後までご覧ください！
HSPが電話対応が苦手な理由
それはシンプルに緊張するからです。
緊張にも、以下の3点があります。
・素早く返事をしなければならず、プレッシャーにさらされる為
・相手の表情が見えず、電話越しの口調が全てなので疲れる為
・オフィスの人の目が気になる為
では、順番に見ていきましょう！
素早く返事をしなければならず、プレッシャーにさらされる為
電話相手の質問に、即答が求められプレッシャーを感じがちだからです。
なんなら質問もしづらく無いですか？
しかも、相手にわかりやすく言わなければクレームに繋がるしで、
頭の中が大混乱に・・・。
HSPさんは気を遣ってしまう方が多く、少しでも丁寧な表現を心がけてしまうので
余計に緊張してしまいます。
わたしも、即答しなければならないとプレッシャーにさらされて
間違った情報を教えてしまうことが難度もあります。
相手の表情が見えず、電話越しの口調が全てなので疲れる為
電話対応だと、相手の表情が見えづらく
相手も選べないので気を遣うしかない為です。
わたしの場合は、あまり経験していませんが
女性が対応すると、舐めてかかる人間もいますよね。
完全にカスタマーハラスメントです。
オフィスの人の目が気になる為
うまく対応できているかも気になりますが、同時に
周りの人は自分の電話対応をどう思っているかも気になります。
気にしているんじゃないの。気になるの！！！
そのせいで、電話相手の話が全く入って来ずに大失敗してしまいます。
頑張って電話した後に「今の対応、何？」と
詰められて涙目になったことがあります。
電話対応を克服する方法
では、電話対応が大嫌いな人に向けた方法を3点紹介します。
・自分が思っているよりもゆっくりを意識しよう
・マニュアルを作れそうなら作ってみよう
・聞き返してOK。聞くことを意識し、誠実に対応しよう
ではm、順番に見ていきましょう。
自分が思っているよりもゆっくりを意識しよう
緊張すると、早口になってしまいがちです。
すると自分が何を話しているのかがわからなくなります。
なので、かなりゆっくり話すことが大切になってきます。
不思議と、ゆっくり話すだけで心に余裕が生まれるものです。
もちろん、すぐにできないので練習あるのみ＾＾
マニュアルを作れそうなら作ってみよう
特に、よく聞かれる質問を中心にマニュアルを作り、
手元や取りやすい位置に置いておきましょう。
電話中の同時進行をなるべく減らすことが可能になります。
電話中は何かとパニックになりがちですよね。
ということで、電話中にやることを減らせば余裕が生まれます。
わたしは、電話で気をつけることを自分でメモして
デスクに貼っていたことがあります。
で、実際に電話対応して気づいたことをその都度メモして
スクラップ＆ビルドの繰り返しでした。
聞き返してOK。聞くことを意識し、誠実に対応しよう
内容が聞き取れなかったり、わからないときは聞き返しても大丈夫なんです！
もしそれで相手が癇癪を起こしたなら、その程度の人間だっただけです。
むしろ聞き返して丁寧に対応した方が感じよく無いですか？
ただ、あまりにも聞き返すのは相手にも悪いので、
相手の話を聞くことに意識を向けてあげましょう。
メモをとりながら聴くことを意識していました。
また、相手の言葉を繰り返して「これでよろしいですか？」と
確認していました。緊張の頂点です。
まとめ
HSPが電話が苦手な理由は、以下の3点です。
・素早く返事をしなければならず、プレッシャーにさらされる為
・相手の表情が見えず、電話越しの口調が全てなので疲れる為
・オフィスの人の目が気になる為
電話対応が大嫌いな人に向けた方法は以下の3点です。
・自分が思っているよりもゆっくりを意識しよう
・マニュアルを作れそうなら作ってみよう
・聞き返してOK。聞くことを意識し、誠実に対応しよう
わたしの場合ですが、最近は全く電話対応するような事務職に就いてません。
その為、わたしが日常で対応する電話の方法をお伝えします。
・転職活動で電話をかける場合
→声のトーンを上げる・明るい口調で話す・敬語を使いまくる
を意識しています。
・家族に電話する場合
→声のトーンを上げる・「つまり〇〇よね？」と確認する
を意識しています。
実は、転職で一度だけ事務職に就いたことがあります。もう7年前の話です。
福祉関係の事務職に就職。
毎日電話がひっきりなしにかかってくる。
しかも、時を問わずなので来客対応をしている時にもひっきりなしでかかる。
これが一番ストレスだった。
ある日、わたしのミスでクレームの電話がかかってきた。
謝罪するのだが、相手側は激怒したままである。
しかも「電話対応を今度から別の人に変えてくれ」など要求がエスカレートしている。
今思えば、わたしが女性だから言ってみた、という感覚なんだろうな〜、
と思う。
※ミスしたわたしが悪いのですが・・・。
この経験から、わたしは事務職・・・というか電話対応が大の苦手になりました。
これ以来、一切事務職に転職していません。
だから、事務職をされている方々はみんな偉いですよ！
ホリエモンこと堀江貴文さんも、
「電話対応には応じない！！」と断言されている。
このことを知った時、ものすごく安堵の気持ちと共に
大泣きしたものです。
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ここまで読んでくださり、ありがとうございました！！
